Verbali

Verbale riunione 11 gennaio 2007, ore 10.30- 15.30

Il testo compone la pagina Gruppo linee guida

Verbale riunione 21 novembre 2006, ore 9.00- 11.30

Presenti: Roberta Giannotti, Silvia Fornaciari, Rosella Biavati, Simonetta Fariselli, Paola Taddia, Massimo Urbini, Francesca Papi (in rappresentanza del Polo di Cesena, 5 biblioteche), Stefania Venturino, Paola Rescigno, Pietro Alessandrini, Massimo Caravita, Monica Spocchia, Gloria Zauli, Roberta Lauriola, Marialaura Vignocchi.
Assenti giustificati: Alessandra Massari, Barbara Lotti, Anna Pramstrahler

Odg

1. approvazione logo servizio (e' una cosa semplice fatta in casa);
2. pubblicità del servizio (link da portale delle biblio, portale unibo, dalle home delle biblioteche, articolo su unibo magazine) ;
3. organizzazione dei lavori per la sperimentazione dal vivo ;
4. varie ed eventuali

Prima di discutere dei punti all’odg il gdl rivede la piattaforma web del servizio. Si sollecitano le seguenti modifiche:

1. elenco biblioteche partecipanti: cambiare il nome di Arti Visive e Agraria (fatto).
2. Ordine del campo obbligatorio Motivo di interesse: Esame, Tesi di laurea, Ricerca, interesse Professionale, Interesse personale, Altro (Teresa)
3. Sessione di lavoro per il form utente quanto dura? Scade dopo pochi minuti e si fa fatica facciamo che duri almeno 20 minuti ? (DM)
4. Nel form utente anonimo: occorre ripristinare la frase: “I campi contrassegnati con * sono obbligatori” (DM);
5. Nel form utente registrato occorre ripristinare la frase “I campi contrassegnati con * sono obbligatori” e aggiungere una riga sotto con il seguente testo: “Se desideri ricevere la risposta anche via e-mail ricordati di inserire il tuo indirizzo di posta elettronica” (DM).
6. Help utente registrato deve ancora essere aggiornato (DM)
7. Funzione di “allega file” per l’utente e’ pericolosa? (DM)

Altre osservazioni da tenere in considerazione per il futuro:

• mail di avviso generata dal sistema BO di SOL per gestori e tecnici di alerting per arrivo nuove richieste.

Discussione sui punti all’odg:

• Logo: si propongono alcune modifiche (uso del logo del portale al posto del punto basso del punto di domanda) se tuttavia il risultato non fosse leggibile si decide di conservare il logo proposto.
• Promozione: si rileva il problema di attivare un servizio anche se sperimentale a ridosso del periodo natalizio. Il gruppo però propone di cominciare lo stesso senza interrompere il servizio per le festività. In considerazione di questo si propone di:
  • Redigere un calendario ferie per verificare la fattibilità del proposito
  • Cominciare con pubblicare il logo del servizio linkato alla home e quindi al form solo sul portale biblioteche e sulle home delle biblioteche partecipanti rimandando azioni promozionali più spinte a gennaio 2007, per questo il CIB si impegna a fornire il logo al più presto alle biblioteche;
  • Gennaio 2007:
    1. locandine da distribuire;
    2. notizia su unibo magazine e stampa locale
    3. corsi di formazione per gli utenti
    4. mail lists di ateneo e aib cur….
    5. Preparazione gadgets giornate dell’orientamento 7, 8, 9 febbraio 2007 ;

Quando il servizio sarà a regime si valuterà l’inserimento del servizio fra i servizi on-line di ateneo

• Misure organizzative:
  • Gestore del servizio per i prossimi 3 mesi è Francesca Papi
  • Vicegestore per i prossimi 3 mesi è Pietro Alessandrini che si propone di formare un ulteriore riserva fra i colleghi della Bigiavi.
  • In caso di assenza il gestore avvisa il vice tempestivamente.
  • In caso di assenza dei tecnici si decide di tollerare un ritardo di 1 giorno perchè il gestore intervenga ad assegnare la richiesta ad altra struttura.
  • I tecnici si impegnano a collegarsi al programma almeno una volta al giorno a metà del proprio turno. Si impegnano a prendere in carico la richiesta cambiando lo stato da “assegnata”a:
    1. “in verifica” per segnalare al gestore la presa in carico della richiesta (quando si valuta di poter rispondere anche se non immediatamente però entro i termini) (condizione: aperta);
    2. “rifiutata dall’incaricato” (quando si valuta di non poter rispondere) (condizione: aperta);
    3. “richiesta chiarimento” solo per utenti registrati (condizione: aperta);
    4. “Richiesta ulteriori informazioni” solo per utenti anonimi (condizione: chiusa);
    5. “risolta” (condizione: chiusa);
  • il wiki del servizio con tutta la documentazione pronta disponibile verrà allestito al più presto;
  • allestimento di un calendario presenze.
• Redazione bozza delle linee guida interne:

Marialaura sottolinea la difficoltà di redigere un documento a molte mani da sottoporre allo SBA come proposta per l’attivazione del servizio a regime. Si propone l’istituzione di un sottogruppo di lavoro formalizzato dallo SBA, con rappresentanti delle 4 aree che possano poi relazionare ai rispettivi coordinatori e creare le giuste premesse per l’estensione del servizio alle altre biblioteche.

Il sottogruppo si avvarrà del lavoro già svolto e delle segnalazioni e osservazioni dei colleghi del gdl impegnati nell’erogazione del servizio a titolo sperimentale.

Si rileva che per l’area della Biosfera, Roberta Giannotti è l’unica rappresentante, mentre sarebbe utile che Francesca Papi (area tecnico scientifica) facesse parte del sottogruppo in virtù dell’esperienza maturata e del lavoro svolto (vedi bozza di linee guida). Rimangono da decidersi i rappresentanti delle aree umanistica e sociale. Si sollecitano i colleghi che ne fanno parte a proporsi come candidati entro il 30 di novembre.

Verbale riunione 25 settembre 2006, ore 10.15 - 13.00

Presenti: PietroAlessandrini, Anna Pramstrahler Antonella Ragazzini, Barbara Lotti, Silvia Fornaciari, Francesca Papi, Massimo Caravita, Monica Spocchia, Paola Rescigno, Angela Sampognaro, Simonetta Fariselli, Massimo Urbini, Stefania Venturino, Fulvia Frascari, Teresa De Benedictis, Marialaura Vignocchi.

Carta del servizio:

I presenti approvano una bozza della carta del servizio da pubblicarsi sulla home page del servizio.

Si ritiene utile segnalare che il servizio è attivo in via sperimentale sulla home page.

Si allega il documento affinché i colleghi del gruppo non presenti possano formulare le proprie osservazioni. Si prega di inviarle alla lista entro il 2 di ottobre 2006.

Strumenti di lavoro interni:

Alessandra Massari, pur assente per motivi famigliari, ha inviato al gruppo l’elenco delle biblioteche partecipanti che si dovrà linkare dalla home page. Altri colleghi hanno dato la loro disponibilità, ma di fatto non si sono presentati alle riunioni. Si propone contattarli ancora offrendo loro due opzioni: partire subito con il servizio in via sperimentale a condizione che partecipino fattivamente al test del s/w fino al 15 ottobre, oppure aderire in un secondo momento (2007) dopo il corso di formazione previsto.

Si sollecitano i colleghi che non lo avessero ancora fatto di inviare a vignocchi@cib.unibo.it una scheda descrittiva delle aree disciplinari coperte dalle collezioni della propria struttura in modo da agevolare il lavoro del gestore del sistema che deve smistare le richieste.

Le schede verranno un po’ schematizzate da Marialaura pubblicate su web. Barabara Lotti propone di attivare un wiki (http://it.wikipedia.org/wiki/Wiki) per creare uno spazio di lavoro comune dove depositare della documentazione di lavoro. Marialaura si impegna a chiedere la collaborazione degli informatici del CIB mentre Barbara si offre di inserire la documentazione.

Marialaura propone di usare uno strumento di chat per tenersi in contatto: come Skype ([1]) vista l’esigenza che sarà molto forte nei primi tempi di scambiarsi opinioni e suggerimenti o comunque di far presente al gestore la propria disponibilità di servizio.

Rimane comunque necessario fissare alcune semplici linee guida del servizio per partire in via sperimentale. Un elenco di procedure e alcune indicazioni relativamente alle modalità di risposta ad alcune tipologie di richieste che si prevedono ricorrenti, nonché alcuni testi di risposte standardizzate sembrano opportune. Si invitano i presenti a riflettere su questi aspetti e a far pervenire alla lista le loro osservazioni e i loro suggerimenti. Francesca Papi si offre a fornire un po’ di documentazione in merito.

Il gruppo è comunque d’accordo che linee di guida più articolate si potranno redigere solo dopo alcuni mesi si sperimentazione del servizio.

Il gruppo analizza i flussi di lavoro schematizzati da Pietro Alessandrini e da Francesca Papi (che si allegano) in cui si evidenziano le fasi di lavorazione delle richieste (stati) e le condizioni delle stesse (aperta/chiusa).

Modulo S/W

Teresa de Benedictis mostra le principali funzionalità del modulo s/w che presenta le modifiche richieste dal gruppo di lavoro. Alcuni piccoli dettagli sono da definire a breve termine.

Nel form di richiesta sarà necessario inserire il disclaimer di rito sulla privacy che Massimo Caravita ha richiesto alla Prof.ssa Finocchiaro, consulente dell’Ateneo in materia di privacy.

Si decide di inserire l’elenco delle strutture nel modulo di back office invece dei nomi dei bibliotecari per facilitare il lavoro del gestore. Marialaura si impegna a fornire l’elenco a Teresa.

Sarà necessario fare in modo che la URL del servizi sia "chiedialbibliotecario.cib.unibo.it."

A causa di un’interruzione di rete dovuta a lavori del CeSia, i tempi per visionare insieme il S/W sono stati molto ridotti. Si decide quindi di proseguire il test singolarmente fino al 15 ottobre.

Teresa si impegna a fornire al più presto pw e indirizzi web a coloro che non facevano parte del sottogruppo sperimentatori di luglio: Fariselli, Fornaciari, Urbini, Lotti, Papi (gestore), Alessandrini (gestore di riserva), per questi ultimi le pw e gli indirizzi forniti restano validi.

Si dovranno segnalare dubbi e malfunzionamenti a Teresa e Marialaura entro il 15 ottobre. La settimana successiva servirà al gestore per attivare l’istanza di produzione