Verbali

Verbale riunione 09 aprile 2008, ore 11.45 - 13.30

Presenti: Massimo Caravita, Roberta Giannotti, Massimo Urbini, Francesca Papi, Marialaura Vignocchi.

Segretario verbalizzatore: Francesca Papi

Odg:

1. promozione del servizio;
2. collaborazione con Sala Borsa;
3. varie ed eventuali

1. Promozione del servizio

In seguito alla recente ufficializzazione del Gruppo di lavoro da parte del Cda Sba si decide di procedere alla promozione del servizio di digital refrence già preventivata dal gruppo (cfr. verbale 19/04/2007). Gli interventi che si individuano al momento sono:

• comunicazioni mail a docenti e studenti, tramite mailing-list del Cesia. Vignocchi propone di chiedere la

collaborazione di Bertazzoni e Di Cocco.

• Comunicati stampa e radiofonici locali (Unibo Magazine; La Repubblica; Radio Città del capo). Urbini si

occuperà della stesura del comunicato stampa e Vignocchi dei contatti.

• Realizzazione di segnalibri con logo e descrizione del servizio da distribuire (nelle biblioteche

universitarie, a Sala Borsa, negli Urp..). Giannotti si occuperà di richiedere preventivi alle tipografie.

• Richiedere a Sala Borsa e alla Regione di ospitare il logo del nostro servizio sul sito Iperbole e/o su

quello di Sala Borsa e/o su quello della Regione. In cambio si ospiterà il logo del servizio cooperativo delle comunali sul Portale delle Biblioteche o eventualmente sulla carta del servizio del reference digitale. Si occuperanno dei Contatti con Sala Borsa Papi e Vignocchi.

• Realizzazione Volantini (che saranno poi stampati nelle strutture che aderiscono al servizio). Caravita e

Massari si occuperanno di creare il volantino.

Si ritiene di poter realizzare le suddette attività entro il mese di aprile.

2. Collaborazione con Sala Borsa

Vignocchi propone di riprendere i contatti con Sala Borsa per una collaborazione con le comunali che cooperativamente hanno già attivato un servizio di reference digitale. Vignocchi consiglia di studiare la fattibilità attuale di una collaborazione in questo senso. Papi e Vignocchi riprenderanno i contatti con Sala Borsa.

3. Varie ed eventuali

Vignocchi informa che Data Management sta procedendo con le modifiche della piattaforma richieste in seguito all’ultima riunione del gruppo allargato (cfr. vedi verbale 19/04/2007). In particolare l’estensione del campo carattere e la modalità di caricamento di un allegato e l’inserimento di un flag che segnali l’avvenuto invio della mail all’utente.

Modifiche sulla piattaforma richieste:

1. campo risposta deve essere modificato per contenere più di 1000 caratteri per evitare di dover allegare risposte anche non molto lunghe.
2. Flag di default per allegati sulla maschera di invia mail.
3. correzione della procedura di caricamento di un allegato: quando si fa l’upload, si deve dare una conferma, poi se non si conferma sulla maschera della richiesta, il file non si apre e non viene allegato all’e-mail; se poi lo si conferma 2 volte: sulla maschera dell’upload e su quella della richiesta, non si può più cancellare. Se poi si conferma solo sulla maschera di upload e non su quella della richiesta, allora, si può non farlo vedere sulla maschera di richiesta, togliendo il flag, ma non si riesce più a cancellare sulla maschera di upload.
4. Segnalazione automatica quando vengono aggiunti i chiarimenti richiesti agli utenti registrati.
5. flag che segnali e registri l’avvenuto invio della mail all’utente.
6. controllo della correttezza del dominio della e-mail o dell’esistenza dell’indirizzo e-mail dell’utente in fase di invio del form.
7. possibilità di estrarre le statistiche attraverso un form web e in formati esportabili in fogli di elaborazione.

Verbale riunione 19 aprile 2007, ore 10.30 - 13.30

Presenti: Laura Peperoni, Lara Facchini, Simonetta Fariselli, Paola Taddia, Massimo Urbini, Francesca Papi (in rappresentanza del Polo di Cesena, 5 biblioteche), Stefania Venturino, Paola Rescigno, Pietro Alessandrini, Massimo Caravita, Monica Spocchia, Carlo Podaliri, Gustavo Filippucci, Paola Succi, Roberta Lauriola, Marialaura Vignocchi, Alessandra Massari, Barbara Lotti, Anna Pramstrahler, Pietro Alessandrini, Enrico Bongiovanni, Simonetta Fariselli, Luciana Sacchetti, Fulvia Frasari.

Segretario verbalizzatore: Roberta lauriola; revisione Marialaura Vignocchi

Odg

1. discussione e approvazione linee guida del servizio
2. promozione del servizio
3. resoconto del seminario tenuto presso l’Archiginnasio sul Digital Reference, il 29.gennaio.2007
4. resoconto della giornata di studio “Informare a distanza 2.0”, Firenze 12 aprile 2007
5. varie ed eventuali

1. Discussione e approvazione linee guida del servizio

La bozza delle linee guida, predisposta dal sottogruppo formato da: Massimo Caravita, Roberta Giannotti, Alessandra Massari, Francesca Papi, Massimo Urbini e Marialaura Vignocchi, si trova sul wiki, strumento collaborativo per lo scambio e la condivisione di informazioni e materiali utili al gruppo.

Al momento Barbara Lotti si è offerta volontaria per occuparsi dell’aggiornamento del Wiki. A richiesta, possono essere attivati altri account “editor” per l’inserimento delle pagine.

Illustrazione delle linee guida e delle sue sezioni:

- Definizione
- Organizzazione
- Deontologia
- Piattaforma web
- Valutazione

Definizione

Ad una definizione del servizio sono state associate anche i testi della “Carta del servizio” per gli utenti anonimi e quella per gli utenti registrati con alcune modifiche che vengono approvate dal gruppo.

Organizzazione

Si evidenzia la necessità di una maggiore strutturazione del servizio: con la nomina di un coordinatore responsabile del servizio esperto di reference, coadiuvato da un comitato tecnico di gestione. Il comitato dovrà rappresentare le Aree del SBA, i Poli e il CIB.

L’incarico di gestore continuerà ad essere condiviso a turno fra tutti coloro che erogano il servizio.

Il gdl delibera di chiedere il parere del SBA su questa proposta di modalità organizzativa del servizio.

Deontologia

Il gdl approva il testo proposto dal sottogruppo.

Stile della risposta

Si ritiene necessario integrare i modelli di risposta proposti negli esempi, per utilizzarli meglio come “risposte tipo” nella piattaforma di lavoro: si propone ad esempio l’inserimento di una formula per un rinvio ad altra biblioteca non dell’Ateneo oppure di introdurre un esempio di risposta fattuale.

Si decide di lasciare invariato il modello comunicativo presentato senza appesantirlo con gli stati e le condizioni delle richieste propri della piattaforma di lavoro.

Alessandra propone l’inserimento della voce “prorogata”. Si preferisce non inserirla per non andare in contrasto con i tempi indicati dalla carta dei servizi. Si valuteranno i singoli casi ovvero rispondere informando l’utente della necessità di qualche gg in più per la risposta lasciando la domanda APERTA e ASSEGNATA. Oppure, se il caso lo richiede, si fornisce all’utente una prima indicazione e si rinvia ad un contatto diretto.

Massimo Caravita propone di migliorare alcune risposte standard, ad es. quando la domanda non è pertinente al servizio di reference digitale.

Dopo le modifiche segnalate il testo modificato verrà pubblicato sul wiki e sottoposto al gdl.

Per quanto riguarda lo “Stile delle citazioni”: sarebbe utile avere quanto prima la possibilità di creare bibliografie da OPAC. DM ci sta lavorando e ha indicato come tempo di realizzazione “prima dell’estate”.

Piattaforma web

Marialaura esprime la necessità di mixare il materiale preparato dalle colleghe di Agraria con quello predisposto per i corsi di formazione.

Verrà pubblicato quanto prima su wiki.

Misurazione e Valutazione

Vengono illustrati i dati da misurare, dati che vengono estratti automaticamente dal sistema dalle assegnazioni.

Luciana Sacchetti suggerisce di aggiungere fra i punti “numero delle richieste per area” e propone di inserire nelle risposte una scala da 1 a 5 con la domanda “E’ soddisfatto del servizio?” per avere un’idea sul gradimento degli utenti.

Il dato di numero di richieste per Area è un dato aggregato che non si estrae dal sistema ma si puo’ ottenere con una semplice somma.

Per la raccolta di dati sul grado di soddisfazione del servizio da parte dell’utente, va studiata la soluzione tecnica più opportuna.

Il gdl suggerisce di misurare i dati anche per utenti non UNIBO.

Le risposte “non pertinenti” vanno inserite fra i dati da misurare? Per farlo occorre introdurre uno stato appropriato. Molti evidenziano difficoltà nel definire le risposte non pertinenti, in quanto per alcune si tratta di dare informazioni sul servizio opportuno da contattare, quindi una forma di reference viene comunque espletata a beneficio dell’utente. le domande non pertinenti vengono smistate dal gestore quindi rimangono riconoscibili.

Quindi il gestore risponderà a quelle non pertinenti, ma avrà cura di assegnarsi quelle rivolte alla sua biblioteca a cui dovrà rispondere come tecnico specialista di una determinata disciplina.

Viene poi sollevata la questione dei referral, cioè le domande a cui il sistema di ateneo non è in grado di rispondere e che perciò debbono essere inviate ad altra biblioteca non universitaria. Gli standard di valutazione esistenti propongono di contare i referral a parte. Il gdl decide di introdurre uno stato per i referral: reindirizzata.

Si decide di integrare il capitolo delle linee guida con indicazione dei dati misurati e degli indicatori utilizzati dal sistema comunale.

Il monitoraggio delle fonti informative viene invece considerato troppo oneroso.

Eventuale chiusura del servizio

Bisogna pensare a come e se erogare il servizio in estate. Si propone l’inerimento nel wiki di un calendario condiviso in modo da valutare le aree e i periodi scoperti nei quali decidere di non erogare il servizio. Viene proposto anche l’utilizzo dell’agenda di outlook di ateneo ma il gdl opta per la prima soluzione.

2.Promozione del servizio

Alle proposte di promozione presentate al gdl da Marialaura vengono segnalate altre dai colleghi:

• Unibo Magazine
• Servizi on-line del portale
• Mail ai docenti
• Mail agli studenti
• Alma-welcome (matricole)
• Pieghevoli, volantini
• Sito del comune per un link reciproco
• Spot radiofonici
• Pubblicità nelle biblioteche del comune
• Pubblicità nei laboratori, corsi, visite, guidate
• Aib-cur

I presenti danno la loro disponibilità a partecipare attivamente alla campagna promozionale

3. Seminario Archiginnasio Sala Borsa

Marialaura fornisce un resoconto sul seminario "Reference digitale nelle biblioteche pubbliche: esperienze cooperative a Bologna e provincia", promosso dal gruppo di biblioteche aderenti al servizio "Chiedi al bibliotecario" (Sala Borsa, Archiginnasio, Cabral, Cineteca, Istituto Gramsci, Assemblea legislativa Regione, Istituto per il lavoro), in collaborazione con gli Assessorati alla cultura del Comune e della Provincia di Bologna, tenutosi lunedì 29 gennaio 2007 presso lo Stabat Mater dell’Archiginnasio.

Le relazioni del seminario hanno illustrato:

1. lo stato attuale del servizio a livello nazionale ed internazionale mettendo in rilievo come ormai il servizio di DR sia diventato un servizio di base;
2. le caratteristiche del servizio collaborativo locale fra le biblioteche aderenti al sistema di Sala Borsa che si basa su di un modello organizzativo distribuito e non centralizzato costituito da tanti form utente presenti sulle home page delle singole biblioteche che inviano ad una unica piattaforma gestionale le richieste;
3. dati statistici del servizio come il numero totale delle richieste ricevute nel 2006 o quelle re-indirizzate all’interno del sistema;
4. i contenuti delle linee guida del servizio molto simili alle nostre.
5. un ultimo intervento era a cura di un gruppo di 12 biblioteche della provincia di Bologna che hanno intenzione di attivare un servizio di reference collaborativo.

Durante il seminario è stato presentato il servizio di digital reference UniBo ed è stata espressa la volontà da parte dei due servizi di realizzare appena possibile un rapporto di collaborazione reciproca. Sono molti infatti gli studenti universitari che si rivolgono al sevizio di Sala Borsa. Le biblioteche comunali lamentano l’impossibilità di fornire a questi utenti un adeguato servizio di informazione bibliografica visto che non hanno accesso alle risorse elettroniche dell’Ateneo.

4. Giornata di studio “Informare a distanza 2.0

Roberta relaziona brevemente sulla giornata di studio del 12 aprile a Firenze fornendo alcuni spunti di riflessione.

Le slide sono disponibili all’indirizzo http://www.cultura.toscana.it/biblioteche/servizi_web/chiedi_biblioteca/programma07.shtml

Ai colleghi che hanno segnalato il gradimento verranno forniti la traduzione italiana degli interventi in Inglese.

5. Varie ed eventuali

Luciana Sacchetti chiede se le biblioteca che avevano attivato autonomamente un servizio di reference remoto devono sostituirlo con il servizio “Chiedi al Bibliotecario”. Questo è un punto da inserire nelle linee guida. Il gdl ha deciso di eliminare i servizi di chiedi al bibliotecario strutturati realizzati dalle singole biblioteche con quello centrale mentre rimane valido la possibilià di indicare un indirizzo mail di contatti delle singola biblioteca sulla home della stessa.

Viene segnalato da Paola Succi la mancanza di un messaggio di errore quando l’email segnalata dall’utente è errata. Sulla questione non c’è soluzione anche perché se la mail è sbagliata non saremmo in grado di rintracciare l’indirizzo giusto.

Verrà invece richiesto a DM di inserire nella procedura un flag che segnali e registri l’avvenuto invio della mail all’utente.

Vengono brevemente presentate le modifiche che si intende richiedere a DM per migliorare le prestazioni della piattaforma:

1. campo risposta > di 1000 cr per evitare di dover allegare risposte anche non molto lughe
2. Flag di default per allegati sulla maschera di invia mail
3. Segnalazione automatica quando vengono aggiunti i chiarimenti richiesti agli utenti registrati
4. semplificazione della procedura di caricamento di un allegato
5. flag che segnali e registri l’avvenuto invio della mail all’utente

I partecipanti al gdl sono pregati di integrare l’elenco con eventuali ulteriori suggerimenti

Verbale riunione 11 gennaio 2007, ore 10.30- 15.30

Il testo compone la pagina Gruppo linee guida

Verbale riunione 21 novembre 2006, ore 9.00- 11.30

Presenti: Roberta Giannotti, Silvia Fornaciari, Rosella Biavati, Simonetta Fariselli, Paola Taddia, Massimo Urbini, Francesca Papi (in rappresentanza del Polo di Cesena, 5 biblioteche), Stefania Venturino, Paola Rescigno, Pietro Alessandrini, Massimo Caravita, Monica Spocchia, Gloria Zauli, Roberta Lauriola, Marialaura Vignocchi.
Assenti giustificati: Alessandra Massari, Barbara Lotti, Anna Pramstrahler

Odg

1. approvazione logo servizio (e' una cosa semplice fatta in casa);
2. pubblicità del servizio (link da portale delle biblio, portale unibo, dalle home delle biblioteche, articolo su unibo magazine) ;
3. organizzazione dei lavori per la sperimentazione dal vivo ;
4. varie ed eventuali

Prima di discutere dei punti all’odg il gdl rivede la piattaforma web del servizio. Si sollecitano le seguenti modifiche:

1. elenco biblioteche partecipanti: cambiare il nome di Arti Visive e Agraria (fatto).
2. Ordine del campo obbligatorio Motivo di interesse: Esame, Tesi di laurea, Ricerca, interesse Professionale, Interesse personale, Altro (Teresa)
3. Sessione di lavoro per il form utente quanto dura? Scade dopo pochi minuti e si fa fatica facciamo che duri almeno 20 minuti ? (DM)
4. Nel form utente anonimo: occorre ripristinare la frase: “I campi contrassegnati con * sono obbligatori” (DM);
5. Nel form utente registrato occorre ripristinare la frase “I campi contrassegnati con * sono obbligatori” e aggiungere una riga sotto con il seguente testo: “Se desideri ricevere la risposta anche via e-mail ricordati di inserire il tuo indirizzo di posta elettronica” (DM).
6. Help utente registrato deve ancora essere aggiornato (DM)
7. Funzione di “allega file” per l’utente e’ pericolosa? (DM)

Altre osservazioni da tenere in considerazione per il futuro:

• mail di avviso generata dal sistema BO di SOL per gestori e tecnici di alerting per arrivo nuove richieste.

Discussione sui punti all’odg:

• Logo: si propongono alcune modifiche (uso del logo del portale al posto del punto basso del punto di domanda) se tuttavia il risultato non fosse leggibile si decide di conservare il logo proposto.
• Promozione: si rileva il problema di attivare un servizio anche se sperimentale a ridosso del periodo natalizio. Il gruppo però propone di cominciare lo stesso senza interrompere il servizio per le festività. In considerazione di questo si propone di:
  • Redigere un calendario ferie per verificare la fattibilità del proposito
  • Cominciare con pubblicare il logo del servizio linkato alla home e quindi al form solo sul portale biblioteche e sulle home delle biblioteche partecipanti rimandando azioni promozionali più spinte a gennaio 2007, per questo il CIB si impegna a fornire il logo al più presto alle biblioteche;
  • Gennaio 2007:
    1. locandine da distribuire;
    2. notizia su unibo magazine e stampa locale
    3. corsi di formazione per gli utenti
    4. mail lists di ateneo e aib cur….
    5. Preparazione gadgets giornate dell’orientamento 7, 8, 9 febbraio 2007 ;

Quando il servizio sarà a regime si valuterà l’inserimento del servizio fra i servizi on-line di ateneo

• Misure organizzative:
  • Gestore del servizio per i prossimi 3 mesi è Francesca Papi
  • Vicegestore per i prossimi 3 mesi è Pietro Alessandrini che si propone di formare un ulteriore riserva fra i colleghi della Bigiavi.
  • In caso di assenza il gestore avvisa il vice tempestivamente.
  • In caso di assenza dei tecnici si decide di tollerare un ritardo di 1 giorno perchè il gestore intervenga ad assegnare la richiesta ad altra struttura.
  • I tecnici si impegnano a collegarsi al programma almeno una volta al giorno a metà del proprio turno. Si impegnano a prendere in carico la richiesta cambiando lo stato da “assegnata”a:
    1. “in verifica” per segnalare al gestore la presa in carico della richiesta (quando si valuta di poter rispondere anche se non immediatamente però entro i termini) (condizione: aperta);
    2. “rifiutata dall’incaricato” (quando si valuta di non poter rispondere) (condizione: aperta);
    3. “richiesta chiarimento” solo per utenti registrati (condizione: aperta);
    4. “Richiesta ulteriori informazioni” solo per utenti anonimi (condizione: chiusa);
    5. “risolta” (condizione: chiusa);
  • il wiki del servizio con tutta la documentazione pronta disponibile verrà allestito al più presto;
  • allestimento di un calendario presenze.
• Redazione bozza delle linee guida interne:

Marialaura sottolinea la difficoltà di redigere un documento a molte mani da sottoporre allo SBA come proposta per l’attivazione del servizio a regime. Si propone l’istituzione di un sottogruppo di lavoro formalizzato dallo SBA, con rappresentanti delle 4 aree che possano poi relazionare ai rispettivi coordinatori e creare le giuste premesse per l’estensione del servizio alle altre biblioteche.

Il sottogruppo si avvarrà del lavoro già svolto e delle segnalazioni e osservazioni dei colleghi del gdl impegnati nell’erogazione del servizio a titolo sperimentale.

Si rileva che per l’area della Biosfera, Roberta Giannotti è l’unica rappresentante, mentre sarebbe utile che Francesca Papi (area tecnico scientifica) facesse parte del sottogruppo in virtù dell’esperienza maturata e del lavoro svolto (vedi bozza di linee guida). Rimangono da decidersi i rappresentanti delle aree umanistica e sociale. Si sollecitano i colleghi che ne fanno parte a proporsi come candidati entro il 30 di novembre.

Verbale riunione 25 settembre 2006, ore 10.15 - 13.00

Presenti: PietroAlessandrini, Anna Pramstrahler Antonella Ragazzini, Barbara Lotti, Silvia Fornaciari, Francesca Papi, Massimo Caravita, Monica Spocchia, Paola Rescigno, Angela Sampognaro, Simonetta Fariselli, Massimo Urbini, Stefania Venturino, Fulvia Frascari, Teresa De Benedictis, Marialaura Vignocchi.

Carta del servizio:

I presenti approvano una bozza della carta del servizio da pubblicarsi sulla home page del servizio.

Si ritiene utile segnalare che il servizio è attivo in via sperimentale sulla home page.

Si allega il documento affinché i colleghi del gruppo non presenti possano formulare le proprie osservazioni. Si prega di inviarle alla lista entro il 2 di ottobre 2006.

Strumenti di lavoro interni:

Alessandra Massari, pur assente per motivi famigliari, ha inviato al gruppo l’elenco delle biblioteche partecipanti che si dovrà linkare dalla home page. Altri colleghi hanno dato la loro disponibilità, ma di fatto non si sono presentati alle riunioni. Si propone contattarli ancora offrendo loro due opzioni: partire subito con il servizio in via sperimentale a condizione che partecipino fattivamente al test del s/w fino al 15 ottobre, oppure aderire in un secondo momento (2007) dopo il corso di formazione previsto.

Si sollecitano i colleghi che non lo avessero ancora fatto di inviare a vignocchi@cib.unibo.it una scheda descrittiva delle aree disciplinari coperte dalle collezioni della propria struttura in modo da agevolare il lavoro del gestore del sistema che deve smistare le richieste.

Le schede verranno un po’ schematizzate da Marialaura pubblicate su web. Barabara Lotti propone di attivare un wiki (http://it.wikipedia.org/wiki/Wiki) per creare uno spazio di lavoro comune dove depositare della documentazione di lavoro. Marialaura si impegna a chiedere la collaborazione degli informatici del CIB mentre Barbara si offre di inserire la documentazione.

Marialaura propone di usare uno strumento di chat per tenersi in contatto: come Skype ([1]) vista l’esigenza che sarà molto forte nei primi tempi di scambiarsi opinioni e suggerimenti o comunque di far presente al gestore la propria disponibilità di servizio.

Rimane comunque necessario fissare alcune semplici linee guida del servizio per partire in via sperimentale. Un elenco di procedure e alcune indicazioni relativamente alle modalità di risposta ad alcune tipologie di richieste che si prevedono ricorrenti, nonché alcuni testi di risposte standardizzate sembrano opportune. Si invitano i presenti a riflettere su questi aspetti e a far pervenire alla lista le loro osservazioni e i loro suggerimenti. Francesca Papi si offre a fornire un po’ di documentazione in merito.

Il gruppo è comunque d’accordo che linee di guida più articolate si potranno redigere solo dopo alcuni mesi si sperimentazione del servizio.

Il gruppo analizza i flussi di lavoro schematizzati da Pietro Alessandrini e da Francesca Papi (che si allegano) in cui si evidenziano le fasi di lavorazione delle richieste (stati) e le condizioni delle stesse (aperta/chiusa).

Modulo S/W

Teresa de Benedictis mostra le principali funzionalità del modulo s/w che presenta le modifiche richieste dal gruppo di lavoro. Alcuni piccoli dettagli sono da definire a breve termine.

Nel form di richiesta sarà necessario inserire il disclaimer di rito sulla privacy che Massimo Caravita ha richiesto alla Prof.ssa Finocchiaro, consulente dell’Ateneo in materia di privacy.

Si decide di inserire l’elenco delle strutture nel modulo di back office invece dei nomi dei bibliotecari per facilitare il lavoro del gestore. Marialaura si impegna a fornire l’elenco a Teresa.

Sarà necessario fare in modo che la URL del servizi sia "chiedialbibliotecario.cib.unibo.it."

A causa di un’interruzione di rete dovuta a lavori del CeSia, i tempi per visionare insieme il S/W sono stati molto ridotti. Si decide quindi di proseguire il test singolarmente fino al 15 ottobre.

Teresa si impegna a fornire al più presto pw e indirizzi web a coloro che non facevano parte del sottogruppo sperimentatori di luglio: Fariselli, Fornaciari, Urbini, Lotti, Papi (gestore), Alessandrini (gestore di riserva), per questi ultimi le pw e gli indirizzi forniti restano validi.

Si dovranno segnalare dubbi e malfunzionamenti a Teresa e Marialaura entro il 15 ottobre. La settimana successiva servirà al gestore per attivare l’istanza di produzione