Verbali

Verbale riunione 21 novembre 2006, ore 9.00- 11.30

Presenti: Roberta Giannotti, Silvia Fornaciari, Rosella Biavati, Simonetta Fariselli, Paola Taddia, Massimo Urbini, Francesca Papi (in rappresentanza del Polo di Cesena, 5 biblioteche), Stefania Venturino, Paola Rescigno, Pietro Alessandrini, Massimo Caravita, Monica Spocchia, Gloria Zauli, Roberta Lauriola, Marialaura Vignocchi.
Assenti giustificati: Alessandra Massari, Barbara Lotti, Anna Pramstrahler

Odg

1. approvazione logo servizio (e' una cosa semplice fatta in casa);
2. pubblicità del servizio (link da portale delle biblio, portale unibo, dalle home delle biblioteche, articolo su unibo magazine) ;
3. organizzazione dei lavori per la sperimentazione dal vivo ;
4. varie ed eventuali

Prima di discutere dei punti all’odg il gdl rivede la piattaforma web del servizio. Si sollecitano le seguenti modifiche:

1. elenco biblioteche partecipanti: cambiare il nome di Arti Visive e Agraria (fatto).
2. Ordine del campo obbligatorio Motivo di interesse: Esame, Tesi di laurea, Ricerca, interesse Professionale, Interesse personale, Altro (Teresa)
3. Sessione di lavoro per il form utente quanto dura? Scade dopo pochi minuti e si fa fatica facciamo che duri almeno 20 minuti ? (DM)
4. Nel form utente anonimo: occorre ripristinare la frase: “I campi contrassegnati con * sono obbligatori” (DM);
5. Nel form utente registrato occorre ripristinare la frase “I campi contrassegnati con * sono obbligatori” e aggiungere una riga sotto con il seguente testo: “Se desideri ricevere la risposta anche via e-mail ricordati di inserire il tuo indirizzo di posta elettronica” (DM).
6. Help utente registrato deve ancora essere aggiornato (DM)
7. Funzione di “allega file” per l’utente e’ pericolosa? (DM)

Altre osservazioni da tenere in considerazione per il futuro:

• mail di avviso generata dal sistema BO di SOL per gestori e tecnici di alerting per arrivo nuove richieste.

Discussione sui punti all’odg:

1. Logo: si propongono alcune modifiche (uso del logo del portale al posto del punto basso del punto di domanda) se tuttavia il risultato non fosse leggibile si decide di conservare il logo proposto.
2. Promozione: si rileva il problema di attivare un servizio anche se sperimentale a ridosso del periodo natalizio. Il gruppo però propone di cominciare lo stesso senza interrompere il servizio per le festività. In considerazione di questo si propone di:
   • Redigere un calendario ferie per verificare la fattibilità del proposito
   • Cominciare con pubblicare il logo del servizio linkato alla home e quindi al form solo sul portale biblioteche e sulle home delle biblioteche partecipanti rimandando azioni promozionali più spinte a gennaio 2007, per questo il CIB si impegna a fornire il logo al più presto alle biblioteche;
   • Gennaio 2007:
     • locandine da distribuire;
     • notizia su unibo magazine e stampa locale
     • corsi di formazione per gli utenti
     • mail lists di ateneo e aib cur….
     • Preparazione gadgets giornate dell’orientamento 7, 8, 9 febbraio 2007 ;

Quando il servizio sarà a regime si valuterà l’inserimento del servizio fra i servizi on-line di ateneo

1. Misure organizzative:
   • Gestore del servizio per i prossimi 3 mesi è Francesca Papi
   • Vicegestore per i prossimi 3 mesi è Pietro Alessandrini che si propone di formare un ulteriore riserva fra i colleghi della Bigiavi.
   • In caso di assenza il gestore avvisa il vice tempestivamente.
   • In caso di assenza dei tecnici si decide di tollerare un ritardo di 1 giorno perchè il gestore intervenga ad assegnare la richiesta ad altra struttura.
   • I tecnici si impegnano a collegarsi al programma almeno una volta al giorno a metà del proprio turno. Si impegnano a prendere in carico la richiesta cambiando lo stato da “assegnata”a:
     1. “in verifica” per segnalare al gestore la presa in carico della richiesta (quando si valuta di poter rispondere anche se non immediatamente però entro i termini) (condizione: aperta);
     2. “rifiutata dall’incaricato” (quando si valuta di non poter rispondere) (condizione: aperta);
     3. “richiesta chiarimento” solo per utenti registrati (condizione: aperta);
     4. “Richiesta ulteriori informazioni” solo per utenti anonimi (condizione: chiusa);
     5. “risolta” (condizione: chiusa);
   • il wiki del servizio con tutta la documentazione pronta disponibile verrà allestito al più presto;
   • allestimento di un calendario presenze.

1. redazione bozza delle linee guida interne:

Marialaura sottolinea la difficoltà di redigere un documento a molte mani da sottoporre allo SBA come proposta per l’attivazione del servizio a regime. Si propone l’istituzione di un sottogruppo di lavoro formalizzato dallo SBA, con rappresentanti delle 4 aree che possano poi relazionare ai rispettivi coordinatori e creare le giuste premesse per l’estensione del servizio alle altre biblioteche.

Il sottogruppo si avvarrà del lavoro già svolto e delle segnalazioni e osservazioni dei colleghi del gdl impegnati nell’erogazione del servizio a titolo sperimentale.

Si rileva che per l’area della Biosfera, Roberta Giannotti è l’unica rappresentante, mentre sarebbe utile che Francesca Papi (area tecnico scientifica) facesse parte del sottogruppo in virtù dell’esperienza maturata e del lavoro svolto (vedi bozza di linee guida). Rimangono da decidersi i rappresentanti delle aree umanistica e sociale. Si sollecitano i colleghi che ne fanno parte a proporsi come candidati entro il 30 di novembre.